降低虚拟团队沟通障碍∶电话与语音留言要诀
lyftimc 发表于 2008-11-05 23:33 |
文/丁永祥
沟通行为，是虚拟团队最常产生问题的地方，因为人在与对方沟通的时候，经常是用自己理解的方法进行沟通，接收讯息者，也经常是用自己理解的范畴去进行解码，所以讯息在传达者与接收者两端，等於会遭遇双重限制／障碍，特别是语言文化不同或是使用不当的传达工具时，状况最为严重。
降低虚拟团队沟通障碍的方法，就是确保团员彼此能清晰表达自己的想法。「清晰」的意义在於对方对於讯息的理解，是否和传达者心里的意思相同，所以远距沟通的时候，发出讯息者，必须检查对方对於讯息的反应、找出讯息容易混淆的地方，并且在必要时，运用辅助工具，或是改变传达讯息的工具。
电话与语音留言的要诀
●搞清楚团队成员与客户喜欢用哪一种科技来进行沟通，并持续使用这种科技，直到无法适用为止，同时也让对方知道你的沟通科技偏好。
●打电话前，一定要先想清楚目的，还有内容。
●挂电话前，先检查彼此对沟通内容的理解。
●沟通时，不要同时做其他事情。
●使用和善的语调，即使在催促、批评时，也是如此。
●每次语音留言不要讲太多事。
●每次语音留言结束之前，一定要先留下和你联络的最佳方式，以及你的电话号码。
●不希望被转述的讯息，就不要放在语音信箱中。切记，语音留言可以保存、转寄。
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